Anonim Şirketlerde temsil yetkisinin kullanılması konusunu hukuki açıdan tahlil etmek için önce yönetim organını tespit etmemiz gerekir. Anonim şirketler yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil edilir (TTK m. 365).Tüzel kişinin temsil edilmesi, kendisinin fiziki bir varlığı olmadığından, organları vasıtasıyla gerçekleşir. Burada Borçlar Kanunu’nda düzenlenen temsil yetkisi değil, kanuni bir temsil yetkisi vardır. Anonim şirket, kanuna göre tacir olduğundan işlemlerini imza ile yapmak zorundadır. İmzayı yönetim kurulu atacaktır.
Yönetim kurulunun temsil yetkisini bizzat kullanabilmesi mümkün olduğu gibi bu yetkiyi bir murahhas üyeye veya üçüncü kişiye devretmesi mümkündür. Çift imza kuralı, yönetim kurulunun şirketi temsil etmesi için kanun tarafından öngörülmüş kuraldır (TTK m. 370). Bu kuralın aksi esas sözleşme ile belirlenebilir. Şirketin daha az veya daha fazla sayıda yönetim kurulu üyesi tarafından temsil edilebileceği esas sözleşmede belirlenebilir. Kuralın ikinci istisnası, yönetim kurulunun tek bir üyeden oluşmasıdır.
Yönetim kurulunun temsil yetkisi devredildi ise bu yetkinin kimlere devredildiği, tek imza ile mi çift imza ile mi temsile yetkili oldukları tescil ve ilan edilir. Çift imza kuralına dair bu devir bir yönetim kurulu kararıyla belirlenir. Temsile yetkili üyelerin imzaları (imza sirküleri) noterde tasdik edilir.
Kapsam ve Sınırlar
Tüzel kişinin temsil edilmesi, kendisinin fiziki bir varlığı olmadığından, organları vasıtasıyla gerçekleşir. Burada Borçlar Kanunu madde 40 ve devamında düzenlenen temsil yetkisi değil, kanuni bir temsil yetkisi vardır. Eski kanunda var olan, şirketin amaç ve konusu haricindeki işlemleri yok hükmünde sayan ultra vires ilkesi terk edildiğinden konu sınırlamasına tabi olunmayacaktır. İşletme konusu dışındaki işlemler de şirketi bağlar (m. 371/2).
Kanundaki istisnalar haricinde yönetim kurulunun şirketi temsil yetkisi sınırlandırılamaz. Bu şekilde üçüncü kişiler korunmuş olur. İstisnaları aşan sınırlandırmalar ticaret siciline tescil edilse dahi iyiniyetli[1] üçüncü kişileri bağlamaz. Fakat üçüncü kişilerin bunu bildiği ispatlanırsa onlar da sınırlamanın sonuçlarına katlanacaktır. İmza yetkisinde üçüncü kişiler bakımından en sık rastlanan iki husus çift imza kuralı (yetkinin birlikte kullanılması) ve işlemleri şube ile sınırlandırmadır (m. 371/3). Bu ikisi haricinde sınırlama getirilebilir fakat şirketle işlem yapan iyiniyetli kişiler için bağlayıcı değildir. Şirketi temsil eden yönetim kurulunun, şirketin / tüzel kişiliğin bir organı olduğu gözetildiğinde ilgili kişilerin şirket açısından adeta tüzel kişinin parçası olduğu kabul edilir. Dolayısıyla sınırlamaların artması, asli yetkinin kullandırılması amacıyla uyuşmayacaktır.
Yapılan işlemin esas sözleşmeye veya genel kurul kararına aykırı olması halinde işlemin geçersizliği iyi niyet sahibi üçüncü kişilere karşı ileri sürülemez (m. 371/4). Zira bunlar iç işleyiş ile ilgilidir.
TTK m. 371/5 uyarınca temsile yetkili olanların görevlerini yerine getirdikleri esnada işledikleri haksız fiillerden şirket sorumlu olacaktır.
Madde 371/6’ya göre şirketin tek pay sahibi varsa, bu pay sahibi ile şirket arasında sözleşmenin yapılması yazılı geçerlilik şekline tabidir. Bu şart piyasa koşullarına göre günlük ve önemsiz sayılan işlerde uygulanmaz.
Madde 371/7 hükmü, temsile yetkili yönetim kurulu üyeleri dışındaki temsilcileri düzenler. Bir yönetim kurulu kararı ile temsil yetkisi olmayan yönetim kurulu üyeleri veya şirkete hizmet akdi ile bağlı olanların sınırlı yetkiye sahip ticari vekil veya tacir yardımcısı olarak atanması mümkündür. Bu yetkilendirme madde 367’de belirtilen iç yönergeye göre tescil ve ilan edilir. Sadece iç yönerge çıkarılarak temsil yetkisi verilemez. Yetkilendirilen kişiler ticari vekil / tacir yardımcısı olacağı için Borçlar Kanununun ilgili maddelerine gitmek gerekecektir. Temsil yetkisi verilen kişilerin şirkete ve üçüncü kişilere verdikleri zararlardan yönetim kurulu müteselsilen sorumlu olacaktır.
Kanunun 373. maddesi, temsile yetkili kişilerin tescil edilmesi kuralını koyar. Bu kişilerin atanmalarına ilişkin sakatlıklar ancak üçüncü kişilerin bu sakatlığı bildiği durumda mümkün olabilir. 375. maddenin 1. fıkrasının d bendi ise imza yetkisine sahip olanların görevden alınmalarının yönetim kurulunun vazgeçilmez ve devredilmez bir yetkisi olduğunu öngörür. Bu yetki tek başına murahhas üye veya bir üçüncü kişiye devredilemez.
İmza yetkisine sahip kişilerin kim olduğu tartışmalıdır. Bu ifadeyi yalnızca üst düzey yöneticiler olarak dar yorumlayanlar bulunduğu gibi şirketin işlemlerinde imza atmaya yetkili olan kişileri kapsadığını, ifadeyi geniş yorumlamak gerektiğini söyleyen görüşler de mevcuttur.
Son olarak yönetim kurulu, kanuna dayanarak yaptığı devirlerde temsilciyi seçmede gerekli özenin gösterilmesi durumunda bu kişilerin fiillerinden sorumlu olmayacaklardır (m.553/2).
[1] İyiniyet, bir hukuki sonucun doğmasının önündeki engelleri bilmemek veya gerekli özeni gösterse dahi bilemeyecek durumda olmaktır.